Aujourd'hui, le monde du travail franchit quotidiennement les frontières via internet, mais pas que ! Une politique de voyage d'affaires bien définie devient alors le cadre essentiel à la gestion et à l'optimisation de ces mouvements stratégiques.

Avant même la première réservation d'hôtel ou de billet de train, il est crucial de comprendre l'importance de mettre en place des lignes directrices claires et fonctionnelles : de la sélection des prestations à l'accord sur la sécurité, sans oublier les outils qui faciliteront chaque étape du voyage de vos employés.

Découvrez l’ensemble de ces aspects en lisant la suite de notre guide.

 

L'importance d'une gestion efficace des frais de déplacement

 

 

Politique de voyage : que mettre et pour quoi faire ?

Structurer une politique de voyage d'entreprise est essentiel pour clarifier le cadre, optimiser les coûts et garantir la sécurité des collaborateurs. Elle doit détailler les modalités et règles précises concernant les voyages professionnels pour assurer une gestion efficace et alignée sur les objectifs de l'entreprise.

 

Les différents sujets à intégrer dans sa politique de voyage

Sélection des hébergements et des transports

Parfois, une politique de voyage peut inclure certaines recommandations ou obligations quant à la sélection de ces deux éléments. Ces choix peuvent se baser sur certains critères implicites ou explicites:

Pour les hébergements:

• Proximité: Lieux de réunion/travail.
• Sécurité: Zones sûres, services de secours.
• Confort: Wi-Fi, espace de travail.
• Coût: Tarifs négociés, limites budgétaires.

Pour les transports:

• Modes: Billet d'avion ou de train, location de voiture.
• Classes: Économique par défaut, affaires si nécessaire.
• Réservation: Via une agence ou outils dédiés.
• Coûts: Plafonds établis, suivi des dépenses, privilégier les partenaires.

 

Politique de sécurité et de santé pour les employés

Les politiques de sécurité et de santé en matière de voyage d'affaires sont cruciales pour assurer la protection des collaborateurs en déplacement.

Elles comprennent des directives claires sur les étapes à suivre pour garantir leur sécurité, allant de la sélection de modes de transport sûrs (compagnie, itinéraire, dates ...) jusqu'aux procédures en cas d'urgence. Établir un numéro d'urgence, garder un contact régulier, avoir une réunion avant le départ sont des exemples qui peuvent être appliqués de manière systémique via votre politique, pour préparer au mieux vos déplacements professionnels.

Il est impératif que ces mesures soient activement communiquées aux employés et intégrées dans le règlement intérieur de l'entreprise. De plus, un processus de validation adapté à chaque type de collaborateur doit être mis en place pour s'assurer qu'aucune étape clé n'est négligée en matière de sécurité et de santé lors des voyages professionnels.

 

Utilisation d'outils et process prédéfinis

L'adoption d'outils et de processus prédéfinis est cruciale pour optimiser et standardiser la gestion des voyages d'entreprise. Pour assurer un suivi efficace de la politique de voyage, l'utilisation d'un logiciel dédié est recommandée. Ces plateformes permettent de centraliser les informations, automatiser le processus de validation, faciliter les réservations, contrôler les dépenses.

Type d'outils :

• Logiciels de réservation de voyages
• Solutions de gestion des notes de frais

 

Gestion des situations d'urgence et de crise

Les entreprises doivent préparer des protocoles clairs pour garantir la sécurité de leurs collaborateurs en déplacement.

Votre protocole doit comprendre:

• L'identification des risques
• Une communication claire et efficace via certains canaux prédéfinis
• Des formations de sensibilisation
• Une assistance médicale et juridique 24h/24.

 

Intégration de la durabilité et de la responsabilité sociale

L'intégration de la durabilité et de la responsabilité sociale dans la politique de voyage d'entreprise joue un rôle crucial au cœur des stratégies modernes. Les entreprises s'orientent vers des déplacements verts et éthiques, reflétant leur engagement envers l'environnement et la société.

Cela peut se traduire par le choix de modes de transport plus écologiques (avion VS train) et d'hébergement éco-responsable.

 

Les objectifs de la politique de voyage d'affaires pour votre entreprise

 

 

Alignement avec les objectifs d'entreprise

La politique de voyage d'une entreprise doit être en parfait alignement avec ses objectifs globaux. Afin de garantir que les voyages d'affaires contribuent à la réalisation des buts corporatifs, plusieurs aspects sont à considérer:

• Transparence quant aux notes de frais et budget global
• Flexibilité des déplacements
• Anticipation des réservations
• Homogénéisation des procédures
• Suivi et reporting

• Sécurité des employés
• Durabilité et responsabilité sociale

 

Optimisation des procédures et des calendriers de voyage

Pour optimiser les procédures et les calendriers de voyage, centraliser les réservations via une procédure unifiée commune est essentiel. Cela permet une gestion et un contrôle efficaces, en tenant compte des besoins individuels et des objectifs d'entreprise, tout en facilitant la flexibilité et l'anticipation nécessaire pour les économies.

 

Homogénéisation des procédures

Cette optimisation mène généralement à l'homogénéisation des procédures. Ce processus consiste à standardiser les méthodes et pratiques au sein d'une organisation afin de simplifier le suivi de la politique de voyage et de garantir la conformité des collaborateurs. Une politique de voyage claire peut grandement aider sur ces aspects pour lisser et homogénéiser.

 

Avoir des tarifs préférentiels en intégrant certains partenaires

Avoir des tarifs préférentiels en intégrant certains partenaires peut s’avérer une stratégie efficace. En établissant des accords avec des fournisseurs spécifiques (clairement indiqués dans votre politique) – tels que des compagnies aériennes, des chaînes hôtelières ou votre agence de voyages d'affaires – les entreprises peuvent réduire significativement leurs dépenses en voyages.

 

Suivi et analyse des frais de déplacement

Une politique de voyage bien conçue doit incorporer des outils de suivi et d'analyse pour une gestion précise des frais de déplacement. Ces outils permettent de collecter les données nécessaires à l'évaluation de l'efficacité des déplacements, facilitant ainsi l'optimisation des coûts et l'alignement des pratiques de voyage avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.

 

Assurer la sécurité des employés en déplacement

Comme nous l'avons dit précédemment, une politique de voyage doit assurer la sécurité des employés pour minimiser les risques lors des déplacements professionnels. En instaurant des protocoles clairs et des mesures de suivi en temps réel, elle prévient les incidents et garantit une réponse rapide en cas d'urgence.

 

Déploiement et suivi de la politique de voyage

 

Assurer une communication claire et uniforme de la politique de voyage à tous les employés est essentiel pour un déploiement réussi. Cette étape garantit que chaque collaborateur en déplacement professionnel comprend les modalités de remboursement, les classes de réservation autorisées, et tout autre aspect important de la politique.

Une fois communiquée, la mise en place de processus de suivi rigoureux devient cruciale. Cela implique des contrôles réguliers pour s'assurer que les déplacements se conforment aux directives établies, optimisant ainsi les dépenses de voyage et renforçant la sécurité des voyageurs d'affaires.

De plus, une politique de voyage doit assurer la sécurité des employés pour minimiser les risques lors des déplacements professionnels. En instaurant des protocoles clairs et des mesures de suivi en temps réel, elle prévient les incidents et garantit une réponse rapide en cas d'urgence.

Il est primordial d'offrir une assistance continue aux employés en déplacement. La mise en place d'un support 24/7 assure une réponse rapide en cas d'urgence ou d'imprévus, ce qui contribue à la sécurité des collaborateurs et témoigne de l'engagement de l'entreprise envers leur bien-être.

 

 

Centrale Voyages vous aide dans l'organisation de vos déplacements professionnels

 

Faire appel à Centrale Voyages, c'est choisir une application dédiée qui garantit un gain de temps significatif dans l'organisation de vos voyages d'affaires. Avec notre expertise et notre service clients, nous offrons les meilleures conditions de voyage avec nos partenaires et notre expertise ainsi que les meilleurs outils, en vous assurant une gestion des frais optimisée. Contactez nos experts dès aujourd’hui pour discuter de votre projet !

 

➤ CONTACTEZ-NOUS